การลงบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
ข้อเท็จจริงบางอย่าง หรือเหตุการณ์บางเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น หากมีความจำเป็นจะต้องมีหลักฐานเกี่ยวกับข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์นั้น ๆ เพื่อใช้ยืนยันเจตนา หรือข้อตกลงต่าง ๆ โดยมีการบันทึกไว้เป็นรายลักษณ์อักษร และมีเจ้าพนักงานรับทราบข้อเท็จจริงดังกล่าวด้วย หรือมีการตกลงกันเองระหว่างคู่กรณีในเรื่องต่าง ๆ ทั้งในเรื่องทางแพ่ง หรือเรื่องทางอาญาที่เป็นคดีความผิดต่อส่วนตัว และเป็นความประสงค์ของผู้แจ้ง หรือเป็นความประสงค์ของคู่กรณี ที่ต้องการจะร่วมลงบันทึกรายละเอียดไว้เพื่อเป็นหลักฐานต่อเจ้าพนักงาน จากเหตุดังกล่าว จึงต้องมีการไปร้องขอต่อเจ้าพนักงานคือพนักงานสอบสวนซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ตำรวจ เพื่อขอลงบันทึกข้อเท็จจริงไว้ตามความประสงค์ของผู้แจ้งหรือคู่กรณี โดยมีข้อพิจารณาดังนี้
1 จะต้องไม่ใช่เรื่องราวที่เป็นความผิดในทางอาญา ถ้าหากว่าเป็นเรื่องทางอาญาจะถือว่าเป็นการกล่าวโทษ โดยไม่ถือว่าเป็นการลงบันทึกไว้เป็นหลักฐานเท่านั้น ทำให้เจ้าหน้าที่ตำรวจต้องเข้ามาทำการสืบสวนสอบสวนในเรื่องดังกล่าวเพื่อทราบความจริงและดำเนินคดี โดยไม่ต้องสอบถามความสมัครใจของผู้แจ้ง
2 เรื่องที่เกิดขึ้นนั้นจะต้องเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับตัวผู้แจ้งโดยตรง ไม่ใช่การกล่าวอ้าง หรือกล่าวหาบุคคลอื่นให้ได้รับความเสียหาย หรือเป็นการคาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคต
3 หากผู้ที่ทราบเรื่องราวโดยตรงไม่สามารถไปแจ้งความได้ด้วยตนเอง ให้ทำหนังสือมอบอำนาจให้กับบุคคลอื่นไปแจ้งความเพื่อลงบันทึกไว้เป็นหลักฐานแทนได้ โดยเตรียมหลักฐานคือ หนังสือมอบอำนาจ, สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มอบอำนาจซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงกับเรื่องที่ต้องการลงบันทึก และสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับมอบอำนาจที่จะไปแจ้งความเพื่อลงบันทึกไว้เป็นหลักฐานแทน
4 เหตุเกิดในท้องที่ใด ให้ไปขอลงบันทึกไว้ต่อพนักงานสอบสวนซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ตำรวจในท้องที่นั้น
5 ผู้แจ้งจะต้องทราบถึงเรื่องราวและรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องการจะลงบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
6 การขอลงบันทึกไว้เป็นหลักฐาน ไม่เสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น
ขั้นตอน
- ผู้แจ้งความนำบัตรประจำตัวประชาชน และหรือเอกสารการมอบอำนาจแสดงต่อพนักงานสอบสวน
- พนักงานสอบสวนจะสอบถามถึงความประสงค์และรายละเอียดในการที่จะลงบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
- เสมียนประจำวัน จะทำการลงบันทึกรายละเอียดในสมุดรายงานประจำวัน
- ผู้แจ้งความลงชื่อในสมุดรายงานประจำวัน
- พนักงานสอบสวนลงชื่อในสมุดรายงานประจำวัน
- พนักงานสอบสวนจะมอบสำเนารายงานประจำวันพร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง มอบให้กับผู้แจ้งความ
- ตามกฎหมายแล้ว ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ
ข้อควรระวัง การแจ้งความใด ๆ ต่อพนักงานสอบสวนนั้น มีวัตถุประสงค์ คือต้องการให้ผู้แจ้งไปยืนยันต่อพนักงานสอบสวนซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ตำรวจ ว่ามีรายละเอียดความจริงเป็นอย่างไร และบันทึกไว้ แต่ถ้าหากมีการตรวจสอบ หรือมีพยานหลักฐานยืนยันว่าถ้อยคำที่ไปแจ้งนั้นเป็นความเท็จ ผู้แจ้งอาจจะถูกดำเนินคดีในความผิดฐาน แจ้งข้อความอันเป็นเท็จแก่เจ้าพนักงาน มีอัตราโทษจำคุกไม่เกินหกเดือน หรือปรับไม่เกินหนึ่งพันบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
